La gestión de la documentación es uno de los procesos más importantes en el día a día de una empresa, sobre todo en compañías con un flujo constante de datos y documentos. En este artículo vamos a analizar las razones por las que deberías mejorar tu sistema de gestión documental y cómo las tecnologías de traducción pueden generar un impacto positivo en la internacionalización de tu empresa.
La digitalización de todo el papeleo de la empresa supone un avance fundamental que permite optimizar las tareas relacionadas con los diversos tipos de documentos. Desde contratos hasta currículums, pasando por informes, presupuestos, pedidos, correos y facturas. Es ingente la cantidad de información que es preciso localizar, clasificar, indexar, recuperar y controlar.
Beneficios de contar con un buen sistema de gestión documental
Las soluciones de gestión documental simplifican el trabajo, agilizando todo el proceso y permitiendo cualquier modificación, creación de nuevas versiones, eliminación o conservación permanente de forma diligente y segura.
Estas herramientas contribuyen a la correcta administración y control de todo el volumen de información interna y externa de la empresa con considerables beneficios:
- Automatizan la comunicación entre departamentos.
- Integran los diversos procesos que afectan a un mismo flujo de documentos.
- Reducen los tiempos de búsqueda y consulta.
- Conceden acceso instantáneo desde cualquier lugar.
- Garantizan la confidencialidad y seguridad de la gestión tanto externa, con acceso de colaboradores ajenos a la compañía, como interna.
- Suponen un ahorro de espacio físico.
- Contribuyen a minimizar el impacto medioambiental.
- Cualquier usuario habilitado accede de forma fácil y rápida.
Un buen sistema de gestión documental es válido para todas las empresas, sin importar el tamaño o el volumen de documentación que se genere, pudiendo escoger desde herramientas individuales hasta un sistema completamente integrado.
La importancia de las tecnologías de traducción y los sistemas de gestión documental en la internacionalización
En un mundo cada vez más globalizado, son cada vez más las empresas que deciden dar el salto hacia el mercado internacional para aumentar su productividad y volumen de negocio.
Las compañías que optan por la internacionalización requieren de las herramientas necesarias para que, en el proceso, se reduzcan las distancias culturales, legislativas e idiomáticas.
Es necesario contar con empresa de servicios de traducción que disponga de las metodologías y las herramientas de Globalización, Internacionalización, Localización y Traducción (GILT) más eficaces y avanzadas. Un software de traducción profesional permite automatizar y centralizar los proyectos internacionales multilingües.
La constante interacción con clientes, proveedores y colaboradores a nivel internacional supone una continua labor de organización y gestión de archivos y documentos que deben actualizarse frecuentemente en dos o más idiomas.
Los activos lingüísticos deben gestionarse de forma adecuada, con sistema de gestión documental multilingüe como la Cava de Documentos.
Gestión documental multilingüe
La periodicidad del tráfico documental es una constante en la internacionalización de las empresas: resultados trimestrales o semestrales, memorias anuales, actualización de costes y precios… El volumen de contenido es realmente importante.
Dentro de las tecnologías de traducción, la Cava de Documentos permite la conservación diferenciada, tipológica y seriada de cada uno de los documentos, facilitando su actualización mediante memorias de traducción específicas y aportando significativas ventajas:
- Mantenimiento más ágil.
- Reducción de tiempo de trabajo.
- Reducción de costes, ya que las traducciones solo se aplican sobre la parte actualizada.
- Mayor coherencia y calidad.
- Estilo lingüístico corporativo, con diccionarios específicos y guía de estilo propia.
Aprovecha las tecnologías de traducción y las mejores soluciones multilingües para dar a conocer tus productos y servicios en cualquier lugar del mundo.
