Planificar, organizar y, finalmente, celebrar un evento académico en una universidad o en una escuela nunca es tarea fácil… pero lo es mucho menos si además está destinado a estudiantes de distintos países, como puede ser la recepción para los estudiantes Erasmus, un seminario con ponentes de distintas nacionalidades o una jornada de puertas abiertas para futuros estudiantes extranjeros.
Y es que, internacionalizar la enseñanza se ha convertido en una de las metas principales de todas las instituciones universitarias, por lo que cada vez es más común que los encuentros y actividades se lleven a cabo en inglés o faciliten alguna herramienta de traducción para su asistencia.
Claves para organizar un evento de éxito
En este sentido, te ofrecemos una serie de recomendaciones para que la logística no suponga un problema y que además adquiera un carácter internacional con el objetivo de abarcar a todo el alumnado:
1. Establece las metas y objetivos
Antes de nada debes determinar el tipo de evento, el objetivo, el día y lugar. Por ejemplo, un seminario sobre Comercio Internacional con ponentes profesionales en activo en los distintos mercados de diferentes estados miembro de la Unión Europea el próximo 1 de junio en el salón de actos de la Facultad de Economía con el fin de captar 50 nuevos estudiantes extranjeros.
2. Define un presupuesto
Los gastos que conllevará la organización del evento deben establecerse previamente: desde el presupuesto para la página web hasta el coste de los panfletos, merchandising, cocktail y demás actividades.
3. Guíate a partir de un checklist
A veces utilizar un timing o un checklist puede resultar muy útil al equipo de coordinadores del evento. De esta manera podrán ir pautando los horarios de la programación y comprobar si disponen de todo lo necesario para su desarrollo.
4. Contrata un servicio profesional
Si el evento es muy grande o requiere distintas coberturas es posible que sea necesario solicitar las labores de profesionales que se dediquen a la organización de eventos. Ellos a su vez serán los encargados de recurrir a los servicios de traducción en el caso de facilitar las ponencias en distintos idiomas mediante la traducción simultánea o para traducir los contenidos de la programación, así como para la cobertura mediática del encuentro, entre otras funciones.
5. Difusión y cobertura
Garantiza una buena estrategia de difusión en las redes sociales para dar a conocer el evento en distintos idiomas. Ya durante la celebración procura asegurar Wifi gratis a los asistentes, así como la cobertura del mismo en streaming y a través de los perfiles sociales de la universidad a través de información y contenido multimedia.
6. Inscripciones online
Para mejorar la experiencia de usuario facilita la inscripción online en el portal del evento. Y si además este acepta medios de pago internacionales te asegurarás un mayor número de participantes. Además los datos que te proporcionarán los formularios de inscripción te servirán también para futuras estrategias de email marketing de la universidad.
7. Networking internacional
Asegúrate de que todos los asistentes participan en la medida de lo posible para que puedan sacar provecho del networking que supone conocer a profesionales del sector en el que están interesados. ¡Y más a nivel internacional!
8. Incluye iniciativas de RSC
Actualmente, tanto empresas como usuarios están muy concienciados con la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), por lo que si incluyes alguna en el evento además de ganar participantes, tu universidad también estará contribuyendo con una buena causa. Puedes donar parte del coste de inscripción a una asociación o incluso plantar un árbol por cada inscrito.
Si todavía tienes dudas sobre por dónde empezar con la organización de tu evento académico o si no sabes cómo internacionalizar el encuentro no dudes en consultar las diferentes metodologías, herramientas y profesionales de Internacionalización, Localización y Traducción (GILT). ¿A qué esperas triunfar el en sector educativo?
